Sérgio Sant'Ana Júnior
Atribuir licenças aos usuários é uma tarefa simples quando se trata de poucos usuários. No entanto, quem já trabalha com Azure e Microsoft 365 sabe que gerenciar licenças exige atenção e cuidado, especialmente ao lidar com dezenas ou centenas de licenças, pois qualquer erro pode impactar as atividades dos colaboradores.
Para atribuir uma licença a um ou poucos usuários, siga os passos abaixo no Admin Center do Microsoft 365:
- Autentique-se no Admin Center do Microsoft 365
- Vá para Usuários >> Usuários Ativos
- Clique na conta a qual deseja aplicar a licença
- Clique em Licenças e aplicativos e selecione a licença desejada
- Salve as alterações.
Embora esse processo seja simples para um número pequeno de usuários, torna-se inviável e exaustivo quando se trata de dezenas de usuários. Neste texto, abordaremos formas seguras e eficientes de aplicar licenças no Microsoft 365 e no Microsoft Entra, facilitando a gestão em larga escala.
Entendendo os Filtros no Microsoft 365
Aprender sobre Filtros no Microsoft 365 é essencial, pois eles facilitam a administração de usuários e licenças. No painel de usuários, há vários filtros disponíveis; embora não seja possível excluir ou editar esses filtros predefinidos, é possível criar e editar novos filtros personalizados conforme suas necessidades. Isso permite uma gestão mais eficiente e direcionada, adaptando-se melhor às especificidades de sua organização.
Para usar os filtros vá em Usuários, Usuário Ativos, você verá uma barra de ferramentas acima da lista de usuários, clique em Filtrar. Veja abaixo:
Se precisar de filtros mais específicos, você pode criar filtros personalizados. No painel de filtros, clique em Adicionar filtro ou Personalizar filtro. Configure os parâmetros do filtro conforme necessário e salve-o para uso futuro.
Dica: Por que usar um filtro para localizar usuários com licença? A resposta é simples: é comum que haja a necessidade de substituir ou remanejar licenças. Por exemplo, a empresa pode ter adquirido novas licenças e precisa realocar algumas para novos usuários, ou as licenças atuais podem estar próximas de expirar, e a empresa decidiu adquirir um tipo diferente de licenciamento. Utilizar filtros permite identificar rapidamente os usuários com licenças específicas, agilizando o processo de gestão e garantindo que todos os usuários tenham as licenças adequadas para suas necessidades.
No contexto do licenciamento de usuários, é fundamental entender como os filtros do Microsoft 365 podem facilitar essa tarefa. Na imagem abaixo, um filtro foi criado para exibir apenas os usuários que possuem a licença Office 365 E3.
Agora que você já aprendeu a utilizar os filtros e entende sua importância, vamos prosseguir para a substituição do licenciamento dos usuários.
Gerenciando Licenças no Microsoft 365
Depois de aprender a usar os filtros, vamos dar continuidade utilizando o exemplo anterior. Utilizando o filtro já criado (Office 365 E3), foi listado todos os usuários com esta licença.
No Admin Center, selecione todos os usuários e partir daqui temos 3 cenários, utilizando o recurso Gerenciar Licenças de Produto:
- Substituir
- Atribuir mais
- Cancelar todas as atribuições
Um detalhe importante a ser considerado é a limitação dessa opção. Para as funções Substituir, Atribuir mais e Cancelar, só é possível gerenciar até 40 usuários por vez. Se você selecionar mais de 40 usuários, a opção de Gerenciar Licenças de Produto ficará esmaecida, tornando-se impossível selecioná-la.
Substituir: Ao utilizar a função de substituir licenças no Microsoft 365, todas as licenças atribuídas aos usuários selecionados serão removidas e substituídas pelas novas licenças especificadas. Isso significa que, se um usuário tiver uma ou mais licenças atribuídas, todas essas licenças serão removidas e a nova licença será aplicada no lugar. Esse processo garante que os usuários terão apenas as licenças que você definiu durante a substituição, evitando a duplicação ou a manutenção de licenças desnecessárias.
Veja o exemplo abaixo, onde os usuários que possuíam a licença Office 365 E3 foram substituídos pela licença Microsoft 365 Business Premium.
Atribuir mais: O recurso Atribuir no Microsoft 365 permite adicionar licenças adicionais a usuários que já possuem uma ou mais licenças atribuídas. Isso é útil quando os usuários precisam de acesso a funcionalidades ou serviços adicionais não cobertos pelas licenças já atribuídas. Ao utilizar este recurso, as novas licenças são adicionadas às já existentes, sem removê-las.
No exemplo abaixo, os usuários já possuíam a Licença Microsoft 365 Business Premium e foram adicionadas mais duas licenças: Microsoft Power Automate Free e Microsoft Teams Rooms Pro. Ou seja, além de manter a licença já atribuída, foram incluídas duas novas licenças.
Cancelar todas as atribuições: Quando você opta por “Cancelar todas as atribuições”, está escolhendo remover todas as licenças que foram previamente atribuídas aos usuários selecionados de uma só vez. É uma opção conveniente quando você deseja desfazer todas as atribuições de licenças de uma vez só, em vez de ter que removê-las uma por uma.
Por exemplo, se um administrador do Microsoft 365 precisa remover todas as licenças atribuídas a um grupo de usuários, ele pode usar essa função para fazer isso de uma vez, em vez de ter que removê-las individualmente para cada usuário. É uma maneira eficiente de gerenciar as licenças dentro da plataforma.
Veja o exemplo abaixo, onde todas a licenças atribuídas anteriormente foram removidas:
Gerenciar Licenças por Grupos
Gerenciar Licenças por Grupos no Microsoft 365, é um recurso que permite aos administradores atribuir e gerenciar licenças de forma eficiente através de grupos de usuários no ambiente do Microsoft 365.
É necessário ter uma das seguintes licenças para cada usuário que se beneficia do licenciamento baseado em grupo:
* Assinatura paga ou de avaliação para o P1 do ID do Microsoft Entra e superior
* Edição paga ou de avaliação do Microsoft 365 Business Premium ou Office 365 Enterprise E3 ou Office 365 A3 ou Office 365 GCC G3 ou Office 365 E3 para GCCH ou Office 365 E3 para o DOD e versões posteriores
Esta forma de gerenciar licenças no Microsoft Entra ID oferece várias vantagens significativas:
- Distribuição Automática: Quando você adiciona um usuário a um grupo, automaticamente ele recebe todas as licenças associadas àquele grupo. Isso reduz a necessidade de trabalho manual e garante que os usuários tenham acesso imediato às ferramentas e recursos necessários.
- Facilidade de Administração: Com o gerenciamento de licenças por grupos, você pode administrar todas as licenças de um grupo de uma só vez, em vez de ajustar individualmente para cada pessoa. Isso simplifica o processo de adicionar novos usuários e garante que eles tenham todas as licenças necessárias desde o início.
Acesse o Microsoft Entra https://entra.microsoft.com/ e autentique-se. Crie um grupo com um nome e não esqueça da descrição. No nosso laboratório irei criar um grupo para atribuir licença Microsoft 365 Business Premium.
Para criar um Grupo de Segurança, selecione Grupos >> Todos os Grupos >> Novo Grupo, conforme as imagens abaixo:
Crie um grupo de “Segurança” seguindo os passos abaixo:
- Nome: Defina um nome para o grupo. No exemplo, o grupo foi nomeado como “LIC_M365_PREMIUM“.
- Descrição: Inclua uma descrição para identificar o propósito do grupo (opcional, mas recomendado).
- Tipos de Associação: Escolha entre “Atribuído” ou “Dinâmico”:
- Atribuído: Os membros são adicionados manualmente e mantêm as licenças atribuídas.
- Dinâmico: Os membros são adicionados automaticamente com base em regras dinâmicas (por exemplo, pertencem a um departamento específico).
Selecione o grupo criado para atribuir a licença. Em seguida, clique em Gerenciar, depois em Licenças e, por fim, em Atribuições. Escolha a licença desejada, neste exemplo, a licença Microsoft 365 Business Premium. Por último, salve as alterações.
Agora é o momento de adicionar os usuários que receberão a licença. No grupo em Gerenciar >> Membros >> Adicionar Membros.
Vá em Usuários, selecione todos que devem receber a licença. Do lado direito será exibido todos os que selecionou e a quantidade de usuários. Concluindo todas estas etapas os usuários já estarão com as licenças atribuidas.
Após adicionar os membros ao grupo, não é possível remover suas licenças pelo Admin Center do Microsoft 365. Novas licenças podem ser adicionadas pelo painel, mas o ideal é centralizar todas as licenças nos grupos.
Quando a licença é atribuída a um grupo, a caixa de seleção da licença no Admin Center fica esmaecida e não pode ser selecionada, exibindo a mensagem: “Isso foi herdado pela licença baseada em grupo e não pode ser alterado aqui. Gerencie as licenças baseadas em grupo a partir da guia ‘Grupos’ em ‘Detalhes da licença’.”
O gerenciamento de licenças por grupos ajuda a economizar tempo, reduzir erros e garantir que todos na empresa tenham acesso ao que precisam de forma fácil e segura.
Se você quiser saber mais sobre os temas abordados aqui é extremamente importante ler a documentação oficial da Microsoft:
Atribuir ou remover licenças
Adicionar usuários e atribuir licenças ao mesmo tempo
Atribuir ou desatribuir licenças
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