Júlio César Gonçalves Vasconcelos
Em um cenário corporativo cada vez mais orientado à conformidade regulatória e à governança de dados, o gerenciamento do ciclo de vida das informações se torna essencial. O Microsoft Purview, solução unificada de compliance e governança da Microsoft, oferece recursos avançados para controlar, classificar e reter informações em ambientes do Microsoft 365, incluindo o SharePoint.
As Retention Labels (Rótulos de Retenção) são uma ferramenta poderosa para aplicar regras específicas de retenção ou exclusão diretamente em documentos e arquivos, com base em critérios legais, regulatórios ou operacionais. No SharePoint, elas permitem uma abordagem mais granular, possibilitando que diferentes tipos de conteúdo tenham tratamentos distintos, sem depender exclusivamente de políticas aplicadas ao site ou biblioteca como um todo.
Neste artigo, você aprenderá como criar e aplicar Retention Labels no SharePoint por meio do Microsoft Purview, explorando seus componentes, cenários de uso, forma de aplicação (manual), além de boas práticas para garantir a conformidade e a eficiência na gestão do ciclo de vida dos dados da sua organização.
Pré-Requisitos
Licenças:
- For retention label creation, the following licenses provide user rights:
- Microsoft 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3/F3/F1/Business Premium
- Microsoft 365 E5/A5/G5/F5 Compliance and F5 Security & Compliance
- Microsoft 365 E5/A5/F5/G5 Information Protection and Governance
- Office 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3/F3/E1/A1/G1
- To publish retention labels, the following licenses provide user rights:
- Microsoft 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3/F3/F1/Business Premium
- Microsoft 365 E5/A5/G5/F5 Compliance and F5 Security & Compliance
- Microsoft 365 E5/A5/F5/G5 Information Protection and Governance
- Office 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3/F3/E1/A1/G1
Verifique mais informações sobre o licenciamento na documentação oficial cliando aqui!
Atenção: As implementações apresentadas em nossos artigos foram desenvolvidas com base em documentações oficiais e nas boas práticas recomendadas pela Microsoft. Entretanto, enfatizamos que qualquer implementação deve ser previamente testada em ambientes de homologação ou testes para garantir a segurança e a estabilidade do ambiente de produção.
Passo a passo – Hands On
1. Vamos acessar o portal do Purview.
2. No menu lateral esquerdo, clique em “Solutions” e, em seguida, em “Data Lifecycle Managment”. No menu que se abrir, procure por “Retention labels” depois em “Labels” clique em “+ Create a label“.
3. Agora, em “Name”, defina um nome para sua label e clique em Next”.
4. Em “Label Settings“, selecione “Retain items forever or for a specific period” e clique em “Next”.
5. Na aba “Period”, na opção Retain items for” selecione “Custom” e digite 20 anos, e em “Start the retention period based on”, selecione “When items were labeled” e clique em “Next”.
6. Em “Setting after period” selecione “Delete items automatically” e clique “Next”.
7. Em “Finish” revise as configrações da retention label e clique em “Create label”.
Selecione na sequencia “Do Nothing” e clique em “Done”.
Com a Retention label criada, agora nos vamos fazer a publicação dela no repositorio do “Sharepoint”.
8. Clique em “Policies”, e depois selecione “Label policies” na sequencia clique em “Publish labels”.
9. Na aba “Choose labels to publish”, selecione “Choose labels to publish” e selecione a Retention label que acabamos de criar acima e clique em “Add” e depois em “Next”.
10. Em “Administrative Units“, deixe como “Full directory” e clique em “Next”.
11. Em “Scope”, selecione “Static” e clique em “Next”.
12. Em “Publish to users and groups” selecione somente “SharePoint classic and communication sites” e deixe como “All Sites” e clique “Next”.
13. Agora em “Name your policy” de um nome para a policy e clique em “Next”
Na sequência em “Finish” clique em “Submit”.
E por final clique em “Done”.
Aqui podemos verificar a label publicada.
Agora acesse o SharePoint Online, selecione um arquivo qualquer, clique em “Details” depois em “Apply label” e na sequência selecione a label de 20 anos customizada que criamos.
Dessa forma temos uma granularidade para decidir quais arquivos necessitam serem retidos por mais de 7 anos que geralmente e configurado por default em todo o repositorio.
Podemos também configurar de forma automatizada para que a label se aplique em toda library indo em “Settings” e selecionando “Library settings”.
e depois em “More library settings”
Ja dentro de “Settings”, vamos selecionar “Apply label to items in this list or library”
E agora selecione a label customizada e “Apply label to existing items in the library” para que seja aplicado a tudo que ja existe dentro da library.
Após aplicado as labels, podemos ir em “Explorer” e usar o “Active Explorer” para termos uma visão bem detalhada da label que foi aplicada.
Dessa forma, acabamos de criar uma Label de retenção com as seguintes especificações:
- Nível de aplicação:Aplica-se a nível de item, ou seja, a documentos específicos armazenados em bibliotecas do SharePoint Online.
- Funcionamento: Permite aplicar configurações de retenção ou exclusão diretamente aos arquivos do SharePoint, com base em rótulos (labels) que podem ser atribuídos manualmente pelos usuários ou automaticamente através de políticas de autoaplicação.
Escopo:
- Pode ser estático (aplicado a bibliotecas ou sites específicos do SharePoint) ou adaptativo (baseado em atributos como tipo de conteúdo, departamento ou classificações específicas).
- Ideal para cenários onde é necessário controlar a retenção de documentos conforme seu tipo, finalidade ou sensibilidade, especialmente em ambientes colaborativos como o SharePoint.
- Vantagem: Oferece granularidade e controle detalhado sobre quais documentos devem ser retidos, por quanto tempo, e quando podem ser descartados — tudo isso mantendo a rastreabilidade e a conformidade com normas internas ou regulatórias.
- Limitação: Requer uma estratégia de classificação bem definida e, em alguns casos, dependência de ações manuais ou da configuração correta de regras automáticas para garantir a consistência na aplicação dos rótulos.
E assim, chegamos ao final de mais uma jornada do conhecimento, na qual aprendemos juntos como cria e configurar o Retention labels no Microsoft Purview, garantindo a proteção e retenção das informações sensíveis e reforçando a segurança dos dados da empresa.
💬 Me conte nos comentários: você já implementou o Microsoft Purview usando o Retention labels no seu ambiente?
Compartilhe sua experiência e faça parte também desta jornada de proteção e governança de dados. ☁️🔐