Em um cenário corporativo cada vez mais orientado à conformidade regulatória e à governança de dados, o gerenciamento do ciclo de vida das informações se torna essencial. O Microsoft Purview, solução unificada de compliance e governança da Microsoft, oferece recursos avançados para controlar, proteger e reter informações em ambientes do Microsoft 365, incluindo o Outlook.

As Retention Policies (Políticas de Retenção) são uma ferramenta estratégica para definir por quanto tempo os e-mails e outros dados devem ser preservados ou descartados, com base em requisitos legais, regulatórios ou operacionais. No Outlook, essas políticas ajudam a evitar a retenção excessiva de dados, reduzir riscos e otimizar o armazenamento, tudo isso sem impactar a produtividade dos usuários.

Neste artigo, você aprenderá como criar e aplicar políticas de retenção eficientes no Outlook por meio do Microsoft Purview, entendendo seus componentes, cenários de uso, melhores práticas e como garantir a conformidade com as exigências do seu negócio.

Pré-Requisitos

Licenças:

• For organization-wide, location-wide, or include/exclude retention policies, the following licenses provide user rights:
• Microsoft 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3, Business Premium
• Microsoft 365 E5/A5/G5/F5 Compliance and F5 Security & Compliance
• Microsoft 365 E5/A5/F5/G5 Information Protection and Governance
• Office 365 E5/A5/G5/E3/A3/G3
• If the retention policy location is an Exchange mailbox, then the following licenses also provide user rights:
• Exchange Plan 2
• Exchange Online Archiving

Verifique mais informações sobre o licenciamento na documentação oficial cliando aqui!

Atenção: As implementações apresentadas em nossos artigos foram desenvolvidas com base em documentações oficiais e nas boas práticas recomendadas pela Microsoft. Entretanto, enfatizamos que qualquer implementação deve ser previamente testada em ambientes de homologação ou testes para garantir a segurança e a estabilidade do ambiente de produção.

Passo a passo – Hands On

1. Vamos acessar o portal do Purview.
2. No menu lateral esquerdo, clique em “Solutions” e, em seguida, em “Data Lifecycle Managment”. No menu que se abrir, procure por “Policies” e depois em “Retantion” policies” e por final em “New retention policy”.

3. Agora, clique em “Name”, defina um nome e clique em Next”.

4. Em “Administrative Units“, deixe como “Full directory” e clique em “Next”.

5. Em “Type”, selecione “Static” e clique em “Next”.

6. Em “Locations” selecione somente “Exchange mailboxes” e deixe como “All mailboxes” e clique “Next”.

7. Em “Retention settings” selecione “Retain items for a specific period” e escolha “7 years” em “Start the retention period based on” selecione “When items were created” e em “At the end of the retention period”, selecione “Delete items automatically” e depois clique em “Next”.

8. Na tela “Review and finish“, clique em “Submit”.

E por final clique em “Done”.

Aqui podemos verificar a politica criada.

Já no Outlook, podemos ver a retenção em ação.

Dessa forma, acabamos de criar uma Politica de retenção com as seguintes especificações:

1. Nível de aplicação: Aplica-se a nível de contêiner (por exemplo, caixas de correio inteiras do Exchange.
2. Funcionamento: Aplica configurações de retenção ou exclusão a todo o conteúdo dentro do Outlook, sem necessidade de intervenção do usuário.

Escopo:

• Pode ser estático (aplicado a locais específicos, como um site SharePoint ou um grupo de usuários) ou adaptativo (baseado em atributos dinâmicos, como departamentos ou locais).
• Ideal para gerenciar grandes quantidades de dados de forma uniforme.

1. Vantagem: Simplicidade e eficiência para gerenciar conteúdos em massa sem necessidade de classificação manual.
2. Limitação: Menos granular, pois afeta todo o conteúdo no contêiner, sem diferenciar itens específicos.

E assim, chegamos ao final de mais uma jornada do conhecimento, na qual aprendemos juntos como cria e configurar o Retention policies no Microsoft Purview, garantindo a proteção e retenção das informações sensíveis e reforçando a segurança dos dados da empresa.

💬 Me conte nos comentários: você já implementou o Microsoft Purview usando o Retention policies no seu ambiente?
Compartilhe sua experiência e faça parte também desta jornada de proteção e governança de dados. ☁️🔐