Sérgio Sant'Ana JúniorÍndice
O Arquivo Morto no Exchange Online é uma ferramenta essencial para gerenciar e-mails antigos sem sobrecarregar a caixa de correio principal. Ele permite que os usuários armazenem mensagens mais antigas em um local separado, mantendo a organização e garantindo a conformidade com as políticas de retenção.
Benefícios do Arquivo Morto
- Liberação de Espaço na Caixa de Correio Principal: Mantém a caixa de entrada principal limpa e eficiente.
- Conformidade com Políticas de Retenção: Ajuda a cumprir requisitos legais e internos de retenção de dados.
- Acesso Fácil ao Histórico de E-mails: Permite acesso rápido a mensagens arquivadas quando necessário.
Licenciamento Necessário
1. Exchange Online Plano 1
- Incluído em: Microsoft 365 Business Standard, Office 365 E1, entre outros.
- Capacidade da Caixa de Correio Principal: 50 GB.
- Capacidade do Arquivo Morto: 50 GB.
- Observação: Não suporta a expansão automática do Arquivo Morto.
2. Exchange Online Plano 2
- Incluído em: Office 365 E3, E5, Microsoft 365 E3, E5, entre outros.
- Capacidade da Caixa de Correio Principal: 100 GB.
- Capacidade do Arquivo Morto: 100 GB, com possibilidade de expansão automática até 1,5 TB.
- Benefícios Adicionais: Recursos avançados de conformidade, como retenção in-loco e prevenção contra perda de dados (DLP).
3. Complemento de Arquivamento do Exchange Online
- Para Planos de Caixa de Correio Menores: Usuários com o Exchange Online Plano 1 podem adquirir o Complemento de Arquivamento do Exchange Online para obter capacidades de arquivamento avançadas.
- Capacidade do Arquivo Morto: 100 GB, com possibilidade de expansão automática.
- Observação: Este complemento habilita recursos de arquivamento similares aos do Plano 2.
É necessário uma licença adicional para habilitar a Expansão Automática do Arquivo Morto? Sim, se você possui o Exchange Online Plano 1, será necessário adquirir o Complemento de Arquivamento do Exchange Online.
E Não, se você já possui o Exchange Online Plano 2 ou uma assinatura equivalente que inclua esse recurso.
Passo a Passo para Ativar o Arquivo Morto
Acesse o Centro de Administração do Exchange (EAC)
Acesse o Portal do Microsoft 365 com suas credenciais de administrador.
No menu lateral, selecione Admin. >> Centros de administração >> Exchange Online para abrir o Centro de Administração do Exchange.
Agora selecione a Mailbox, vá para Destinatários >> Caixas de Correio >> Selecione a Conta que deseja ativar o Arquivo Morto.
Ativar o Arquivo Morto
Com o usuário selecionado, clique em Outros >> Arquivo da caixa de correio >> Gerenciar Arquivo morto da caixa de correio.
Na janela que se abre, ative o Status do arquivo da caixa de correio. Não é obrigatório Nomear a pasta de arquivamento, se não adicionar nenhum nome será criado por padrão In-Place Archive + Display Name.
Clique em Salvar para aplicar as alterações.
Aguarde alguns instantes para que o Arquivo Morto seja provisionado.
Configurando Políticas de Retenção no Microsoft Purview
Para que os e-mails sejam movidos automaticamente para o Arquivo Morto, é necessário configurar políticas de retenção. Antes disso, é fundamental criar Marcas de Retenção de MRM no Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Dados.
Acessar o Centro de Conformidade do Microsoft Purview
Acesse o Centro de Conformidade do Microsoft Purview com uma conta de administrador.
No menu à esquerda, selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados >> Exchange (herdado) >> Marcas de Retenção de MRM >> + Nova Marca.
Escolha qual marca será aplicada. No nosso exemplo foi selecionado Automaticamente para todo a caixa de correio (padrão). Avance para a próxima tela.
Aqui definiremos o periodo de Retenção em dias. Emails com mais de 180 dias serão automaticamente movidos para o arquivo morto. Selecione Quando um item atingir a seguinte idade (em dias) >> Digite o numero de dias >> Mover item para arquivo morto e avance.
Revise todas as configurações e confirme.
Criar uma Nova Política de Retenção
Com a Marcas de Retenção criada, vamos para a próxima etapa que é criar as Políticas de Retenção. Ainda em Gerenciamento do ciclo de vida dos dados >> Políticas de Retenção MRM >> + Nova Política para iniciar o assistente.
Preencha o nome da política conforme o exemplo: “Retenção 180 dias”. Em seguida, clique em +Adicionar categoria, selecione a Marca de Retenção que acabou de criar, clique em Adicionar, valide as informações e avance clicando em Próxima.
Passo final: Aplique a política de retenção às contas.
Com todas as configurações realizadas agora é o hora de colher os frutos. Mas antes realize apenas alguns ajustes, acessando o Centro de administração do Exchange.
No Centro de administração do Exchange, vá para a seção “Destinatários” e, em seguida, selecione “Caixas de Correio“. Escolha a caixa de correio para a qual você deseja aplicar a política (no meu laboratório eu selecione a conta Adele Vance).
Ao selecionar a conta desejada, acesse o menu Caixa de Correio. Logo mais abaixo verá irá identificar “Política de Retenção” e para ajustar a nova política criada, clique em “Gerenciar políticas de caixa de correio“.
Selecione a política de retenção adequada. No exemplo, irei aplicar a politica de retenção que criei: Retenção 180 dias. Isso significa que quaisquer mensagens ou itens que excedam o período de 180 dias serão processados conforme a regra configurada na política (como mover para o arquivo ou excluir).
Isso não significa que as mensagens serão retidas por 180 dias e depois excluídas.
As políticas de retenção aplicadas não entram em vigor imediatamente após serem configuradas. Elas fazem parte do ciclo de processamento periódico realizado pelo Managed Folder Assistant (MFA), que é o serviço responsável por aplicar as políticas de retenção e arquivamento em caixas de correio.
O Managed Folder Assistant executa o processamento em intervalos regulares (por padrão, uma vez a cada 7 dias). Ou seja, quando você aplica uma política de retenção, pode demorar alguns dias para que ela seja processada automaticamente.
Como Forçar a Aplicação da Política
Felizmente é possivel forçar que a politica seja executada imediatamente. Para forçar a aplicação imediata da política de retenção, você pode iniciar manualmente o Managed Folder Assistant usando o comando PowerShell. Isso é especialmente útil quando você quer que as mudanças ocorram logo após a configuração.
Instalando o Módulo Exchange Online (se não tiver instalado)
Se você ainda não tiver o módulo Exchange Online PowerShell instalado, siga estas etapas:
Abra o PowerShell com privilégios de administrador e execute os comandos abaixos para instalar e importar o módulo:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagementImport-Module ExchangeOnlineManagementConectando ao Exchange e forçando a execução
Agora que o módulo está instalado e importado, o próximo passo é se conectar ao Exchange Online. Use o seguinte comando para iniciar a sessão com o Exchange Online:
Connect-ExchangeOnlineVocê pode usar o seguinte comando no powerShell para forçar a execução do Managed Folder Assistant e aplicar a política imediatamente na caixa de correio:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity [email protected]Substitua a conta [email protected] pela conta que deseja forçar que a politica aplique imediatamente. Esse comando inicia o Managed Folder Assistant, que processa a política de retenção configurada para a caixa de correio especificada (no caso, o e-mail da Adele Vance).
E então, chegamos ao final de mais uma Jornada. Compartilhe conosco a sua experiência no mundo do Exchange Online. Faça parte desta jornada você também.
2 comentários
Bom dia ,
excelente guia, essa expansão do arquivo morto, tem tempo p provisionar a expansão automática?
Habilitei chegou a 110gb e não expande mais,
Tenho uma sincronização do google para a Microsoft com falha sobre isso
Obrigado pelo comentário. A expansão automática é um tema para outro artigo. A expansão não acontece instantaneamente assim que o limite de 100 GB é atingido. O sistema pode levar até 30 dias para provisionar o novo espaço. Durante esse período, pode parecer que o arquivo morto não está expandindo, mas ele está na fila para ser processado.
https://learn.microsoft.com/en-us/purview/enable-autoexpanding-archiving