Convertendo MailBox no Exchange Online

No Centro de Administração do Exchange (EAC), é possível realizar conversões de caixa de correio, mas com algumas limitações. No entanto, por meio do Exchange Online PowerShell, você tem acesso a todas as opções de conversão disponíveis.

Aqui estão os tipos de conversões que podem ser executadas:

EAC (Exchange admin center):

• Caixa de Correio do Usuário para Caixa de Correio Compartilhada
• Caixa de Correio Compartilhada para Caixa de Correio do Usuário

Exchange Online PowerShell:

• Caixa de Correio do Usuário para Caixa de Correio de Recurso (Sala ou Equipamento)
• Caixa de Correio Compartilhada para Caixa de Correio do Usuário
• Caixa de Correio Compartilhada para Caixa de Correio de Recurso
• Caixa de Correio de Recurso para Caixa de Correio do Usuário
• Caixa de Correio de Recurso para Caixa de Correio Compartilhada

Todas as informações acima foram coletadas no site oficial Microsoft Learn.

Claro que aqui no Jornada 365 vamos explorar com mais detalhes os diferentes tipos de conversão no Exchange Online, entendendo cada recurso.

Transformando uma Caixa de Correio de Usuário em uma Caixa de Correio Compartilhada

Neste cenário, uma caixa de correio individual de usuário (Mailbox) é convertida em uma caixa de correio compartilhada (Shared Mailbox).

Qual ao propósito da Conversão?
A conversão tem como objetivo compartilhar o acesso a uma caixa de correio com vários usuários ou grupos. Por exemplo:

Imagine que uma funcionária do Departamento de Recursos Humanos foi desligada, mas possui e-mails importantes que precisam ser compartilhados com a Coordenadora de Recursos Humanos e a Diretoria. Assim, tanto a Coordenador de RH e a Diretoria terão acesso aos emails da ex-colaboradora, ou seja, várias pessoas poderão acessá-la, em vez de apenas uma.  Outro ponto positivo é que uma Shared Mailbox não requer uma licença, reduzindo custos.

Vamos colocar a mão na massa?

No Centro de Administração do Exchange (EAC), siga estas etapas simples:

1. Acesse Recipients (Destinatários) e selecione a caixa de correio que deseja converter.
2. Clique do lado do Display Name para selecionar, e acima clique em Convert to Shared mailbox.
3. Selecione Convert to shared mailbox (Converter em caixa de correio compartilhada).

Existem meios de fazer a mesma coisa por caminhos diferentes. É bom conhecer para ampliar seu conhecimento. Vamos lá:

1. Acesse Recipients (Destinatários) e selecione a caixa de correio que deseja converter.
2. Clique na opção Other (Outros).
3. Selecione Convert to shared mailbox (Converter em caixa de correio compartilhada).

Observações Importantes:

• A caixa de correio do usuário precisa ter uma licença atribuída antes da conversão.
• Não exclua a conta do usuário antigo, pois ela é necessária para ancorar a caixa de correio compartilhada.
• As regras da caixa de entrada são preservadas após a conversão.
• A Caixa de Correio Compartilha possui 50 gb, para aumentar o tamanho você deve atribuir uma licença que será expandido para 100 gb.

Leia a documentação oficial Microsoft Learn.

Transformando uma Caixa de Correio Compartilhada para Caixa de Correio do Usuário

Aqui, uma caixa de correio compartilhada é convertida de volta para uma caixa de correio de usuário individual (Mailbox).

Mas quando isso se aplica? Vamos a um exemplo prático:

Durante a licença maternidade da colaboradora Célia, a equipe precisava acessar e-mails relacionados a pagamentos e outras tratativas que estavam em andamento. Para garantir o acesso contínuo a esses e-mails, a caixa de correio de Célia foi convertida em uma Caixa de Correio Compartilhada,dessa forma, outros membros da equipe puderam visualizar e responder aos e-mails relevantes. 
Agora que Célia está de volta ao trabalho, é necessário reverter a situação. A Caixa de Correio Compartilhada será convertida novamente em uma Caixa de Correio Individual (Mailbox), garantindo que somente Célia tenha acesso aos seus e-mails.

Para realizar essa transição, siga estas etapas:

1. Acesse o Centro de Administração do Exchange (EAC).
2. Navegue até a seção de destinatários e selecione a caixa de correio compartilhada de Célia.
3. Clique na opção Convert to mailbox (Converter para caixa de correio individual).

Lembre-se de que, após a conversão, todos os e-mails e informações de calendário existentes na caixa de correio compartilhada serão mantidos. Agora, apenas Célia terá acesso à sua caixa de correio pessoal.

Observações Importantes:

• Certifique-se de que a caixa de correio do usuário tenha uma licença atribuída antes da conversão.
• As regras da caixa de entrada também serão preservadas após a conversão.

Mailbox Room e Mailbox Equipament

Mailbox Room (Caixa de Correio de Sala) e Mailbox Equipment (Caixa de Correio de Equipamento) são caixas de correios e usadas para agendar e gerenciar recursos compartilhados, mas cada uma delas tem um propósito diferente. Ambos os tipos de caixas de correio compartilhadas são recursos úteis para organizações que precisam gerenciar e otimizar o uso de salas de reunião, equipamentos e outros recursos compartilhados.

Mailbox Room (Caixa de Correio de Sala):

• A “Mailbox Room” é especificamente designada para agendar e gerenciar salas de reunião, salas de conferência ou outros tipos de espaços compartilhados. Os usuários podem verificar a disponibilidade da sala, agendar reuniões e eventos e visualizar os detalhes das reservas. Essa caixa de correio também pode ser configurada para aceitar convites de reunião e automatizar o processo de reserva.

Mailbox Equipment (Caixa de Correio de Equipamento):

• A “Mailbox Equipment” é destinada ao agendamento e gerenciamento de equipamentos ou recursos específicos, como projetores, veículos da empresa, equipamentos audiovisuais, entre outros. Os usuários podem verificar a disponibilidade desses recursos, reservá-los para eventos ou tarefas específicas e visualizar os detalhes das reservas.

A utilização de caixas de correio de salas e equipamentos pode variar de empresa para empresa. Em organizações maiores, onde há várias salas de conferências e equipamentos compartilhados, essas caixas de correio são frequentemente utilizadas. Elas ajudam a coordenar o agendamento e a disponibilidade desses recursos.

Para converter uma caixa de correio existente no Microsoft Exchange Online em uma caixa de correio de sala (Mailbox Room) ou caixa de correio de equipamento (Mailbox Equipment), você pode usar comandos específicos do PowerShell. Veja como fazer isso:

Converter para Caixa de Correio de Sala (Mailbox Room):

Use o cmdlet Set-Mailbox com o parâmetro -RoomMailbox. Por exemplo:

Set-Mailbox -Identity "SalaDeReuniao" -RoomMailbox

Converter para Caixa de Correio de Equipamento (Mailbox Equipment):

Use o cmdlet Set-Mailbox com o parâmetro -EquipmentMailbox. Por exemplo:

Set-Mailbox -Identity "ProjetorLG" -EquipmentMailbox

Esses comandos permitem que você configure as caixas de correio para atender às necessidades específicas da sua organização. Observe o exemplo abaixo:

Para enriquecer o seu aprendizado, recomendo a Leitura do Microsoft Learn:

Mailbox Equipment

Mailbox Room

Convertendo Mailbox

E então? O que você achou deste tutorial? Espero ter ajudado. Aproveite e deixe seu comentário sobre suas experiências e a opinião sobre o artigo. .